Jak zabezpieczyć biuro?

Prowadzenie biura, w którym przechowuje się istotne dane klientów oraz poufne dokumenty to duża odpowiedzialność. W związku z tym warto pokusić się o wyposażenie biura w wysokiej klasy systemy zabezpieczeń. Dzięki temu zarówno dane, jak i dokumenty będą odpowiednio chronione i zabezpieczone przed kradzieżą. Do środka nie dostaną się żadne niepowołane osoby. Czasami lepiej zainwestować dość pokaźne środki finansowe, co przekłada się na nieco większy komfort psychiczny.

Jakie systemy zabezpieczeń dla biur warto rozważyć w pierwszej kolejności?

W pierwszej kolejności należy się skupić na tym, aby dokumenty i dane nie były przechowywane w pierwszym lepszym miejscu. Trzeba to sobie bardzo dokładnie przeanalizować. Najlepiej jeśli pracuje nad tym grupa wykwalifikowanych pracowników. Zainteresowani muszą się dostosować do obowiązujących przepisów prawa. Ma to związek z ochroną danych osobowych. Wszelkie zaniedbania mogą grozić poważnymi konsekwencjami.

Na samym początku można się pokusić o zakupienie specjalnej szafki zamykanej na klucz. Oczywiście większe firmy przechowują znacznie bardziej rozbudowaną dokumentację i tutaj pojawia się problem. Często jest ona umieszczona w wyznaczonym do tego archiwum. Korzystnym rozwiązaniem jest zaprojektowanie pomieszczenia bez okien lub z oknami antywłamaniowymi. Dzięki temu minimalizuje się ryzyko wystąpienia kradzieży. 

Kolejną kwestią, na której wypada się nieco skupić są drzwi antywłamaniowe. Drzwi muszą być trudne do sforsowania. Najlepiej jeśli będą otwierane przy pomocy kodu. Uprawnieni pracownicy posiadają klucz dostępu, dzięki któremu dostają się do wnętrza archiwum. Osoby bez takiego klucza nie będą miały możliwości, aby dostać się do poufnych danych i dokumentów. Wybrany system zabezpieczeń powinien rejestrować wszystkie wejścia oraz wyjścia z archiwum, tak aby nie było problemów z identyfikacją poszczególnych pracowników.

Sprawny monitoring to podstawa sukcesu

Nie da się ukryć, że wśród biurowych systemów zabezpieczeń podstawą sukcesu jest sprawny monitoring. To dzięki niemu:

- można obserwować całe archiwum w czasie rzeczywistym, zapisywać obraz oraz go przechowywać (zgodnie z przepisami),

- można obserwować wejście do archiwum i sprawdzić, czy do środka dostają się jedynie wyznaczone do tego osoby,

- archiwum jest monitorowane na bieżąco, nawet w wersji zdalnej.

Istotne jest to, aby zatrudnić profesjonalną obsługę monitoringu i nawiązać współpracę z doświadczoną firmą ochroniarską. W razie jakichś nieprzewidzianych zdarzeń wystarczy podnieść alarm i grupa ochroniarzy pojawi się w wyznaczonym archiwum, tak aby podjąć stosowną interwencję.

Archiwum może być dodatkowo wyposażone w nowoczesny system alarmowy. Kluczowe jest to, aby wszystkie urządzenia i systemy idealnie ze sobą współgrały i nie dochodziło do żadnych awarii. Brak jakichkolwiek działań ochronnych może doprowadzić do tego, że dokumenty zostaną wykradzione i dojdzie do wycieku danych. Trzeba pamiętać o tym, że utrata danych i dokumentów może być bardzo kosztowna.

Artykuł dostarczył sklep Montersi.pl oferujący produkty do kontroli dostępu i rejestracji czasu pracy - https://www.montersi.pl/kontrola-dostepu